Microsoft Office 365

Die Übersicht über Microsoft Office 365 enthält Detailinformationen über die Abonnementpläne, Benutzer, Abonnements und Kosten für diesen Clouddienst. Die Analyse dieser Informationen gibt zum Beispiel Aufschluss über die Anzahl der Abonnements, die nicht zu Benutzern zugewiesen sind, und die Kosten, die für diese Abonnements anfallen.

Die Informationen werden per Snow Integration Connector aus dem Microsoft Office 365-Portal importiert. Weitere diesbezügliche Informationen finden Sie im Dokument User Guide for Microsoft Office 365 Connector.

Die Informationen in der Übersicht für Microsoft Office 365 sind nach Rubriken gegliedert und auf mehrere Registerkarten verteilt. Die Registerkarte jeder Rubrik umfasst ein Diagramm, das die Ergebnisse der Analyse der Informationen während eines bestimmten Zeitraums veranschaulicht, sowie eine Tabelle, in der die Informationen ab dem Zeitpunkt des letzten Datenimports analysiert werden.

Die folgende Tabelle enthält Beschreibungen der Registerkarten/Rubriken für Microsoft Office 365.

Rubrik

Beschreibung

Benutzer insgesamt

Das Diagramm veranschaulicht die Gesamtzahl der Microsoft Office 365-Benutzer während der letzten 12 Monate.

Die Tabelle gibt Aufschluss über den Status aller Microsoft Office 365-Benutzer im Kontext des jeweiligen Abonnementplans seit dem letzten Datenimport. Die Aktivitätendiagramme bieten eine Übersicht über die letzten Nutzungen der Abonnements im jeweiligen Abonnementplan.

Durch Klicken auf einen Abonnementplan erhalten Sie Aufschluss über die zugehörigen Analysedaten, wie beispielsweise:

Zugewiesene Abonnements

Das Diagramm bietet einen direkten Vergleich zwischen der Anzahl aller verfügbaren Abonnements, zugewiesenen Abonnements, auslaufenden Abonnements und der Gesamtzahl der Abonnements während der letzten zwölf Monate.

Die Tabelle gibt Aufschluss über die Abonnementpläne sowie über die Anzahl der verfügbaren, zugewiesenen und auslaufenden Abonnements ab dem Zeitpunkt des letzten Datenimports.

Gesamtkosten pro Monat

Das Diagramm bietet einen direkten Vergleich zwischen den Kosten für die verfügbaren Abonnements und die zugewiesenen Abonnements während der letzten 12 Monate.

Die Tabelle gibt Aufschluss über die Abonnementpläne und die zugehörigen Kosten ab dem Zeitpunkt des letzten Datenimports.

Anmerkung

Der Wert im Bereich Kumulierte Gesamtkosten entspricht der Summe der Kosten für alle Abonnementpläne während der letzten 12 Monate.

Anmerkung

Snow License Manager bezieht aus dem Microsoft Office 365-Portal die Gesamtanzahl der Abonnements und die Anzahl der Benutzern zugewiesenen Abonnements. Das Portal liefert aber keine Informationen über die Kosten für die Microsoft Office 365-Abonnements. Aus diesem Grund müssen für die Kostenanalyse die Zeiträume in Snow License Manager ergänzt werden. Weitere Hinweise zum Hinzufügen von Zeiträumen für die Kostenanalyse finden Sie im Abschnitt Kostenangaben bearbeiten.

Verknüpfen von Benutzern von Snow License Manager mit Benutzern von Microsoft Office 365

Damit alle Funktionalitäten von Microsoft Office 365 im Snow License Manager bestmöglich genutzt werden können, müssen die Benutzer aus den Inventarquellen mit den Benutzern des Portals von Microsoft Office 365 abgeglichen werden. Die Nutzung von lokalen Anwendungen, wie beispielsweise Microsoft Office 365 Pro Plus und Microsoft Project oder Visio Pro für Microsoft Office 365, können daraufhin mit dem entsprechenden Benutzer und Abonnementplan verknüpft werden. Weiterhin müssen Benutzer von Snow License Manager mit Benutzern von Microsoft Office 365 verknüpft sein, damit eine Lizenzabdeckung von Anwendungen in Microsoft Office 365 automatisch erkannt wird.

Zum Anzeigen von Benutzern, die eine Verknüpfung für jedes Office 365-Abonnement benötigen:

  1. Öffnen Sie die Übersicht Microsoft Office 365 und klicken Sie auf der Registerkarte Benutzer insgesamt auf die Zeile des Abonnementplans, den Sie analysieren möchten.

    Daraufhin wird die Liste aller Benutzer im Bestand angezeigt, die dem betreffenden Abonnementplan zugewiesen sind.

  2. Klicken Sie auf Nicht verknüpfte Benutzer.

Verknüpfen von Benutzern unter Verwendung von Snow Inventory 5

Wenn Snow Inventory 5 verwendet wird, aktivieren Sie Benutzererkennung mit Active Directory in der Snow Inventory Admin Console, um Benutzer von Snow License Manager und Microsoft Office 365 miteinander zu verknüpfen. Die Daten im Active Directory werden dann für einen Abgleich mit den Portaldaten von Microsoft Office 365 herangezogen. Informationen über die Aktivierung von „Benutzerkennung mit Active Directory“ finden Sie im Benutzerhandbuch für die Snow Inventory Admin Console.

Verknüpfen von Benutzern ohne Verwendung von Snow Inventory 5

Wenn Snow Inventory 5 nicht verwendet wird, kann die Verknüpfung von Benutzern von Snow License Manager mit Benutzern von Microsoft Office 365 über den Import eines Updates des Benutzerverzeichnisses erfolgen:

  1. Suchen und exportieren Sie eine Liste der Benutzer von Snow License Manager, die Sie mit einem entsprechenden Benutzer von Microsoft Office 365 abgleichen möchten.

    Die Benutzer von Snow License Manager finden Sie im Bericht Alle Benutzer oder in der Ansicht Liste aller Benutzer.

  2. Entfernen Sie alle Spalten außer dem Benutzernamen, ergänzen Sie den Benutzerexport mit einer Spalte mit der Bezeichnung Office 365 UPN und fügen Sie den passenden Microsoft Office 365 Benutzerprinzipalnamen (UPN) für jeden Benutzer hinzu.

    Die Benutzer von Microsoft Office 365 finden Sie in der Übersicht von Microsoft Office 365 auf der Registerkarte Benutzer oder im Microsoft Office 365-Portal.

  3. Importieren Sie die Daten durch eine Aktualisierung des vorhandenen Benutzerstands, wie in Daten importieren beschrieben.

    Vergewissern Sie sich, dass beim Schritt "Feldzuordnung" das Feld der Office 365 UPN, dem E-Mail Adressfeld zugeordnet ist.

Beim nächsten Import des Microsoft Office 365 Connector werden korrekt zugeordnete Benutzer verknüpft. Der Import kann in der Benutzeroberfläche von Snow Integration Manager manuell eingeleitet werden.

Anmerkung

Wenn weniger als 80 % aller Benutzer von Snow License Manager nicht mit Benutzern von Microsoft Office 365 verknüpft sind, wird eine Meldung eingeblendet, die den Prozentsatz der verknüpften Benutzer anzeigt.

Weitere Informationen über Möglichkeiten, die Anzahl der verknüpften Benutzer zu erhöhen, finden Sie, wenn Sie auf Mehr dazu klicken und den Anweisungen folgen.

Microsoft Office 365-Daten analysieren

In der Übersicht Microsoft Office 365 können Sie Microsoft Office 365-Daten analysieren. Mithilfe der Übersicht können Sie z. B. Benutzer, die ihren Abonnementplan nicht nutzen oder die sinnvollerweise von einem Abonnementplan zu einem anderen wechseln sollten, und die Kosten für einen bestimmten Abonnementplan ermitteln.

Benutzer suchen, die ihren Abonnementplan nicht nutzen

  1. Öffnen Sie die Übersicht Microsoft Office 365und klicken Sie auf der Registerkarte Benutzer insgesamt auf die Zeile des Abonnementplans, den Sie analysieren möchten.

    Daraufhin wird die Liste aller Benutzer im Bestand angezeigt, die dem betreffenden Abonnementplan zugewiesen sind.

  2. Klicken Sie auf Nicht verknüpfte Benutzer, um die Liste der Benutzer zu filtern.

    Daraufhin wird die Liste der Benutzer angezeigt, die mit keinem vorhandenen Benutzer in irgendeiner Inventarquelle verknüpft sind.

  3. Überprüfen Sie die nicht verknüpften Benutzer unter dem Aspekt, weshalb sie nicht verknüpft sind.

    Weitere Informationen über nicht verknüpfte Benutzer finden Sie im Abschnitt Verknüpfen von Benutzern von Snow License Manager mit Benutzern von Microsoft Office 365.

  4. Filtern Sie die Benutzerliste anhand der Spalte Zuletzt aktiv.

  5. Analysieren Sie diejenigen Benutzer, die länger als (beispielsweise) 30 Tage nicht aktiv waren oder gar keine Aktivität aufweisen.

Benutzer suchen, die vom Microsoft Office-Plan E3 zu E1 wechseln sollten

Benutzern mit einem Abonnement für den Microsoft Office 365-Plan E1 ist es nicht gestattet, Desktop-Versionen der Microsoft Office-Anwendungen zu installieren. Benutzern mit einem Abonnement für den Microsoft Office 365-Plan E3 ist es dagegen gestattet, Desktop-Versionen der Microsoft Office-Anwendungen zu installieren.

Durch das Filtern der Daten zu den Anwendungsaktivitäten in jüngerer Zeit können die Benutzer ermittelt werden, die sinnvollerweise vom Microsoft Office 365-Plan E3 zum Microsoft Office 365-Plan E1 wechseln sollten. Sie können auch nach Benutzern suchen, die das Unternehmen verlassen haben und daher keinen Abonnementplan mehr benötigen.

Benutzer suchen, die vom Microsoft Office-Plan E3 zu E1 wechseln sollten:

  1. Öffnen Sie die Übersicht von Microsoft Office 365, und klicken Sie anschließend auf der Registerkarte Benutzer insgesamt auf die Zeile Microsoft Office 365-Plan E3.

    Daraufhin wird die Liste aller Benutzer im Bestand angezeigt, die einem Abonnement für den Microsoft Office 365-Plan E3 zugewiesen sind.

  2. Klicken Sie auf Nicht verknüpfte Benutzer, um die Liste der Benutzer zu filtern.

    Daraufhin wird die Liste der Benutzer angezeigt, die mit keinem vorhandenen Benutzer in irgendeiner Inventarquelle verknüpft sind.

  3. Überprüfen Sie die nicht verknüpften Benutzer unter dem Aspekt, weshalb sie nicht verknüpft sind.

    Anmerkung

    Solange ein Benutzer mit keiner Inventarquelle verknüpft ist, lässt sich nicht bestimmen, ob der betreffende Benutzer installierte Desktop-Versionen von Microsoft Office-Anwendungen nutzt oder nicht.

    Weitere Informationen über verknüpfte Benutzer finden Sie im Abschnitt Verknüpfen von Benutzern von Snow License Manager mit Benutzern von Microsoft Office 365.

  4. Durch Klicken auf Anwendungsnutzung erhalten Sie ausführliche Informationen darüber, welche Anwendungen die einzelnen Benutzer nutzen.

  5. Mit der Spalte „Letzte Aktivität“ filtern Sie die Benutzerliste für die jeweilige Anwendung. 

  6. Überprüfen Sie, welche Benutzer vom Plan E3 zum Plan E1 wechseln sollten und welche Benutzer keinen Abonnementplan mehr benötigen.

Kosten pro Abonnementplan analysieren

  1. Führen Sie in der Übersicht Microsoft Office 365 einen der folgenden Schritte aus:

    • Klicken Sie auf der Registerkarte Benutzer insgesamt auf die Zeile des Abonnementplans, den Sie analysieren möchten. Klicken Sie danach auf die Registerkarte Gesamtkosten für aktuellen Monat.

    • Klicken Sie auf der Registerkarte Gesamtkosten für aktuellen Monat auf die Zeile des Abonnementplans, den Sie analysieren möchten.

  2. Sie können auf der Registerkarte Gesamtkosten für aktuellen Monat die Gesamtkosten z. B. unter dem Aspekt der Kosten für die verfügbaren Abonnementlizenzen, der Kosten für Benutzer, für die keine Aktivität gemeldet wurde, und der kumulierten Gesamtkosten analysieren.

Microsoft Office 365-Abonnementpläne optimieren

Sie können den Bericht Benutzeraktivität und Kosten für Microsoft Office 365 pro Abonnementplan der Kategorie Microsoft als Eingabe für die Optimierung Ihrer Microsoft Office 365-Abonnementpläne verwenden. Der Bericht enthält u. a. die folgenden Informationen:

  • Alle Daten aus dem Microsoft Office 365-Portal

  • Kosten für die Abonnementpläne

  • Benutzeraktivität

  • Angabe, ob der Benutzer mit einem inventarisierten Benutzer verknüpft ist oder nicht

Microsoft Office 365-Abonnementpläne verwalten

Die Übersicht über Microsoft Office 365 enthält Detailinformationen über die Benutzer, denen ein Microsoft Office 365-Abonnementplan zugewiesen ist und ob sie ihn nutzen. Zur Kostenoptimierung und Erleichterung der Verwaltung können in Snow License Manager Abonnementpläne hinzugefügt oder entfernt werden.

Anmerkung

Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn das Office 365 Automatisierungs-Handbuch importiert wurde. Weitere Hinweise finden Sie im Dokument Automatisierungs-Handbuch für Office 365 Automation.

Abonnementplan hinzufügen

  1. Klicken Sie im Kontextmenü eines Abonnementplans auf Abonnementplan zu Benutzern hinzufügen.

    AddRemoveSubscriptionPlan.png

    Die Ansicht Abonnementplan hinzufügen wird angezeigt.

  2. Klicken Sie bei denjenigen Benutzern, bei denen dieser Abonnementplan hinzugefügt werden soll, in der Benutzerliste auf Abonnementplan hinzufügen.

  3. Klicken Sie auf Vorschau und Beenden.

    Eine Zusammenfassung der ausgewählten Benutzer wird eingeblendet.

  4. Gehen Sie die Benutzer durch.

  5. Zum Entfernen eines Benutzers aus der Zusammenfassung klicken Sie auf Rückgängig machen.

  6. Klicken Sie auf Hinzufügung anfordern.

    Es wird eine Zusammenfassung der Benutzer angezeigt, deren Hinzufügung des Abonnementplans noch aussteht. Die Abonnementpläne werden hinzugefügt, sobald die Anforderungen von der Automation Platform verarbeitet wurden.

Abonnementplan entfernen

  1. Klicken Sie im Kontextmenü eines Abonnementplans auf Abonnementplan für einen Benutzer entfernen.

    Die Ansicht Abonnementplan entfernen wird angezeigt.

  2. Klicken Sie in der Benutzerliste auf Abonnementplan entfernen bei denjenigen Benutzern, bei denen dieser Abonnementplan entfernt werden soll.

  3. Klicken Sie auf Vorschau und Beenden.

    Eine Zusammenfassung der ausgewählten Benutzer wird eingeblendet.

  4. Gehen Sie die Benutzer durch.

  5. Zum Entfernen eines Benutzers aus der Zusammenfassung klicken Sie auf Rückgängig machen.

  6. Klicken Sie auf Entfernung anfordern.

    Es wird eine Zusammenfassung der Benutzer angezeigt, bei denen die Entfernung des Abonnementplans noch aussteht. Die Abonnementpläne werden entfernt, sobald die Anforderungen von der Automation Platform verarbeitet wurden.