Archivage et annulation de l’archivage des contrats

Un contrat peut être archivé, par exemple, s’il n’est pas utilisé ou s’il est à l’état de brouillon. Il est conservé dans la base de données pour une utilisation ultérieure, contrairement aux contrats qui sont supprimés et entièrement effacés du système. Pendant la procédure d’archivage, vous pourrez archiver les licences et contrats connectés.

Si des licences et des contrats connectés ne sont pas archivés ensemble, ils seront déconnectés. Une licence déconnectée peut devenir incomplète, car le numéro de contrat et la période de maintenance du contrat sont déconnectés de la licence.

L’archivage d’un contrat peut être annulé, réutilisé activement. Pendant la procédure d’archivage, vous pourrez annuler l’archivage des licences et des contrats archivés ensemble avec le contrat sélectionné.

Si l’archivage d’un contrat est annulé, les licences et contrats déjà connectés seront reconnectés à ce contrat. Cependant, si les licences et les contrats ont déjà été connectés à un autre contrat, ils ne seront pas reconnectés au contrat sélectionné.

Les contrats archivés peuvent être affichés dans le rapport Contrats archivés. Pour savoir comment le rechercher, accédez à Rechercher un rapport.

Archiver le contrat

  1. Dans le menu Contrats, sélectionnez Répertorier tous les contrats ou Rechercher les contrats et recherchez le contrat à archiver.

  2. Sélectionnez la ligne du contrat.

    La vue Détails du contrat apparaît.

  3. Dans le menu contextuel, sélectionnez Archiver le contrat.

    La vue Sélectionner les contrats s’affiche.

  4. Sélectionnez les cases des contrats à archiver.

  5. Sélectionnez le bouton Suivant si celui-ci est actif, ce qui indique qu’il existe des licences connectées aux contrats sélectionnés. Dans le cas contraire, continuez vers Étape 7.

    La vue Sélectionner les licences s’affiche. La liste présente les licences connectées aux contrats sélectionnés.

  6. Cochez les cases des licences à archiver.

  7. Sélectionnez Archiver.

Les contrats et licences sélectionnés sont archivés, et vous êtes redirigé vers la vue Liste des contrats. Utilisez la case Afficher les éléments archivés pour afficher ou masquer les contrats archivés dans la liste.

Annuler l’archivage du contrat

  1. Dans le menu Contrats, sélectionnez Répertorier tous les contrats.

  2. Cochez la case Afficher les éléments archivés.

  3. Sélectionnez la ligne du contrat.

    La vue Détails du contrat apparaît.

  4. Dans le menu contextuel, sélectionnez Annuler l’archivage.

    La vue Sélectionner les contrats s’affiche.

  5. Cochez les cases des contrats dont vous souhaitez annuler l’archivage.

  6. Sélectionnez le bouton Suivant si celui-ci est actif, ce qui indique qu’il existe des licences connectées aux contrats sélectionnés. Dans le cas contraire, continuez vers Étape 8.

    La vue Sélectionner les licences s’affiche. La liste présente les licences déjà connectées au contrat sélectionné.

  7. Cochez les cases des licences dont vous souhaitez annuler l’archivage.

  8. Sélectionnez Annuler l’archivage.

L’archivage des contrats et licences sélectionnés est annulé, et vous êtes redirigé vers la vue Liste des contrats.