Archiwizowanie i przywracanie umów z archiwum
Można zarchiwizować umowę na przykład, jeśli nie jest używana lub jest na etapie wersji roboczej. Jest zachowywana w bazie danych dla odniesienia w przyszłości, w przeciwieństwie do sytuacji, gdy umowa jest usuwana i całkowicie znika z systemu. Podczas procedury archiwizacji, będziesz mieć opcję archiwizacji połączonych licencji i umów.
Jeśli połączone licencje i umowy nie są archiwizowane razem, zostanę rozłączone. Rozłączona licencja może być niekompletna, ponieważ numer umowy i okres utrzymania w umowie zostaną odłączone od licencji.
Umowa może zostać przywrócona z archiwum, aby można było z niej ponownie korzystać. Podczas procedury archiwizacji, będziesz mieć opcję przywrócenia z archiwum licencji i umów, które zostały zarchiwizowane wspólnie z wybraną umową.
Jeśli umowa zostanie przywrócona z archiwum, poprzednio połączone licencje i umowy zostaną ponownie z nią połączone. Jednakże, jeśli licencje i umowy zostały połączone już z inną umową, nie zostaną ponownie połączone z wybraną umową.
Zarchiwizowane umowy można wyświetlić w raporcie Zarchiwizowane umowy. Instrukcje jak znaleźć tę funkcję znajdują się w Znajdź raport.
Archiwizuj umowę
W menu Umowy wybierz Pokaż listę wszystkich umów lub Szukaj umów i znajdź umowę, którą chcesz zarchiwizować.
Wybierz wiersz umowy.
Pojawi się Widok szczegółów umowy.
W menu kontekstowym wybierz Zaktualizuj umowę.
Pojawi się widok Wybierz umowy.
Wybierz pola wyboru dla umów do zarchiwizowania.
Wybierz przycisk Dalej jeśli jest dostępny, co wskazuje, że istnieją licencje połączone z wybranymi umowami. W innym wypadku przejdź do Krok 7.
Pojawi się widok Wybierz licencje. Ta lista pokazuje wszystkie licencje połączone z wybranymi umowami.
Wybierz pola wyboru dla licencji do zarchiwizowania.
Wybierz Zarchiwizuj.
Wybrane umowy i licencje zostaną zarchiwizowane, a Ty powrócisz do widoku Lista umów. Użyj pola wyboru Pokaż zarchiwizowane, aby wyświetlić lub ukryć zarchiwizowane umowy na liście.
Przywróć umowę z archiwum
W menu Umowy wybierz Pokaż listę wszystkich umów.
Wybierz pole Pokaż zarchiwizowane.
Wybierz wiersz umowy.
Pojawi się Widok szczegółów umowy.
W menu kontekstowym wybierz Przywróć z archiwum.
Pojawi się widok Wybierz umowy.
Wybierz pola wyboru dla umów, które chcesz przywrócić z archiwum.
Wybierz przycisk Dalej jeśli jest dostępny, co wskazuje, że istnieją już licencje wcześniej połączone z wybranymi umowami. W innym wypadku przejdź do Krok 8.
Pojawi się widok Wybierz licencje. Ta lista pokazuje poprzednie licencje połączone z wybranymi umowami.
Wybierz pola wyboru dla licencji do przywrócenia z archiwum.
Wybierz Przywróć z archiwum.
Wybrane umowy i licencje zostaną przywrócone z archiwum, a Ty powrócisz do widoku Lista umów.