Archiwizowanie i przywracanie umów z archiwum

Można zarchiwizować umowę na przykład, jeśli nie jest używana lub jest na etapie wersji roboczej. Jest zachowywana w bazie danych dla odniesienia w przyszłości, w przeciwieństwie do sytuacji, gdy umowa jest usuwana i całkowicie znika z systemu. Podczas procedury archiwizacji, będziesz mieć opcję archiwizacji połączonych licencji i umów.

Jeśli połączone licencje i umowy nie są archiwizowane razem, zostanę rozłączone. Rozłączona licencja może być niekompletna, ponieważ numer umowy i okres utrzymania w umowie zostaną odłączone od licencji.

Umowa może zostać przywrócona z archiwum, aby można było z niej ponownie korzystać. Podczas procedury archiwizacji, będziesz mieć opcję przywrócenia z archiwum licencji i umów, które zostały zarchiwizowane wspólnie z wybraną umową.

Jeśli umowa zostanie przywrócona z archiwum, poprzednio połączone licencje i umowy zostaną ponownie z nią połączone. Jednakże, jeśli licencje i umowy zostały połączone już z inną umową, nie zostaną ponownie połączone z wybraną umową.

Zarchiwizowane umowy można wyświetlić w raporcie Zarchiwizowane umowy. Instrukcje jak znaleźć tę funkcję znajdują się w Znajdź raport.

Archiwizuj umowę

  1. W menu Umowy wybierz Pokaż listę wszystkich umów lub Szukaj umów i znajdź umowę, którą chcesz zarchiwizować.

  2. Wybierz wiersz umowy.

    Pojawi się Widok szczegółów umowy.

  3. W menu kontekstowym wybierz Zaktualizuj umowę.

    Pojawi się widok Wybierz umowy.

  4. Wybierz pola wyboru dla umów do zarchiwizowania.

  5. Wybierz przycisk Dalej jeśli jest dostępny, co wskazuje, że istnieją licencje połączone z wybranymi umowami. W innym wypadku przejdź do Krok 7.

    Pojawi się widok Wybierz licencje. Ta lista pokazuje wszystkie licencje połączone z wybranymi umowami.

  6. Wybierz pola wyboru dla licencji do zarchiwizowania.

  7. Wybierz Zarchiwizuj.

Wybrane umowy i licencje zostaną zarchiwizowane, a Ty powrócisz do widoku Lista umów. Użyj pola wyboru Pokaż zarchiwizowane, aby wyświetlić lub ukryć zarchiwizowane umowy na liście.

Przywróć umowę z archiwum

  1. W menu Umowy wybierz Pokaż listę wszystkich umów.

  2. Wybierz pole Pokaż zarchiwizowane.

  3. Wybierz wiersz umowy.

    Pojawi się Widok szczegółów umowy.

  4. W menu kontekstowym wybierz Przywróć z archiwum.

    Pojawi się widok Wybierz umowy.

  5. Wybierz pola wyboru dla umów, które chcesz przywrócić z archiwum.

  6. Wybierz przycisk Dalej jeśli jest dostępny, co wskazuje, że istnieją już licencje wcześniej połączone z wybranymi umowami. W innym wypadku przejdź do Krok 8.

    Pojawi się widok Wybierz licencje. Ta lista pokazuje poprzednie licencje połączone z wybranymi umowami.

  7. Wybierz pola wyboru dla licencji do przywrócenia z archiwum.

  8. Wybierz Przywróć z archiwum.

Wybrane umowy i licencje zostaną przywrócone z archiwum, a Ty powrócisz do widoku Lista umów.