Dodaj umowę

  1. W menu Umowy kliknij Dodaj umowę.

    Pojawi się widok Dodaj umowę.

  2. Wprowadź informacje w polach zakładek zgodnie z poniższymi sekcjami.

  3. Kliknij Zapisz.

Zakładka Ogólne

Użyj pól w zakładce Ogólne, aby wprowadzić informacje ogólne na temat umowy, na przykład typ umowy i numer umowy.

Uwaga

W zależności od wybranego rodzaju umowy dostępne pola i opcje będą się różnić.

  1. Wybierz Typ umowy z listy.

    Aby móc łączyć licencje z umową, wybierz opcję Umowa na oprogramowanie. Wszelkie inne typy umów są powiązane ze sprzętem, więc nie jest możliwe, żeby przypisać do nich licencję. Aby uzyskać więcej informacji o typach umów, patrz Umowa.

  2. Wpisz Numer umowy i Nazwę umowy według producenta.

    Jeśli umowa posiada już numer i nazwę, wprowadź je. Jeśli jednak nie ma unikatowego numeru lub konkretnej nazwy, należy wewnętrznie uzgodnić konwencję nazewnictwa tak, aby stosował ją konsekwentnie każdy w organizacji.

  3. W przypadku umów Oracle wybierz Status z listy:

    • Wybierz opcję Obowiązuje podczas rejestrowania nowej umowy.

    • Aby zapewnić identyfikowalność, należy zachować w systemie historię umów. Podczas aktualizacji lub migracji umowy wybierz status Zakończona, aby zaznaczyć, że ta umowa nie obowiązuje.

  4. Aby móc automatycznie dołączać komputery do umowy (niedostępne w przypadku umów dotyczących oprogramowania i umów Oracle), zaznacz pole wyboru Automatycznie dołącz komputery i wybierz z listy węzły organizacji.

  5. W przypadku umów subskrypcyjnych zaznacz pole wyboru Umowa subskrypcyjna.

    Uwaga

    Okres umowy subskrypcyjnej zastąpi jakikolwiek okres subskrypcji dla licencji powiązanych z tą umową, jeśli zaznaczono pole Umowy subskrypcyjne. Ma to wpływ na to, które licencje są uwzględnianie przy obliczaniu zgodności. Nie należy zaznaczać tego pola, jeśli chce się dodać okres subskrypcji dla każdej licencji. Nadal można dodać dane dotyczące wygaśnięcia oraz przedłużenia umowy.

  6. W przypadku umów oprogramowania z prawami aktualizacji zaznacz pole wyboru Automatyczne aktualizacje licencji, aby określić, że mają zastosowanie prawa aktualizacji i że każda licencja dodana ręcznie i połączona z umową będzie miała prawa aktualizacji.

  7. Aby umowa była widoczna na listach umów nawet po wygaśnięciu, zaznacz pole wyboru Możliwe do wybrania po wygaśnięciu.

Zakładka Okresy umów

Użyj zakładki Okresy umowy, aby określić daty rozpoczęcia i zakończenia umowy. Należy pamiętać, że okresy obowiązywania umów nie mogą się pokrywać.

Jeśli umowa zostanie przedłużona, należy sprawdzić, czy wszystkie licencje dołączone do tej umowy są objęte przedłużeniem:

  • Jeśli licencje są objęte przedłużeniem umowy, dodaj nowy okres umowy do istniejącej umowy.

  • Jeśli licencje nie są objęte przedłużeniem umowy, należy wykonać jedną z następujących czynności:

    • Utwórz nową umowę do przedłużenia i przypisz licencje objęte przedłużeniem.

    • Dodaj nowe okresy do istniejącej umowy, ale usuń przypisanie licencji, które nie są objęte nową umową.

Aby edytować szczegóły w zakładce Okresy umowy:

  1. Kliknij Dodaj nowy okres.

  2. Wybierz daty z list Obowiązuje od i Obowiązuje do, a następnie kliknij OK.

    Okres obowiązywania umowy zostanie dodany do listy.

Zakładka Informacje kontaktowe

Użyj zakładki Informacje kontaktowe, aby dodać informacje kontaktowe kontrahenta i właściciela umowy w Twojej organizacji:

Dodaj dane kontaktowe Kontrahenta, Osobę kontaktową kontrahenta i Kontakt lokalny. Jeśli umowa została podpisana przez producenta aplikacji, dodaj producenta jako Kontrahenta. Jeśli umowa została podpisana przez sprzedawcę detalicznego, dodaj go jako Kontrahenta. Kontakt lokalny to właściciel umowy w organizacji.

Zakładka Alerty

Użyj zakładki Alerty, aby określić, czy wygaśnięcie umowy powinno spowodować wysłanie alertów na temat Snowboard/Przegląd. 

  1. Aby aktywować alerty, zaznacz pole wyboru Aktywuj alerty przed i przy wygaśnięciu umowy.

  2. W polu PrzedłużenieAlertSetRenewal wpisz ile dni przed wygaśnięciem umowa powinna zostać przedłużona lub zostanie automatycznie przedłużona zgodnie z jej postanowieniami.

    przykład 72.

    Jeśli data przedłużenia przypada w dacie upływu umowy, wpisz „0”.

    Jeśli data przedłużenia wypada 3 miesiące przed datą upływu umowy, wpisz „90”.



  3. W polu OstrzeżenieAlertSetWarning wpisz liczbę dni przed wygaśnięciem umowy, gdy ma pojawić się stosowny alert.

  4. W polu KrytyczneAlertSetCritical wpisz liczbę dni przed wygaśnięciem umowy, gdy ma pojawić się alert krytyczny.

Możliwe jest również dodanie powiadomień e-mailowych z alertami o zbliżającym się wygaśnięciu umowy. Więcej informacji na ten temat znajduje się w Moje powiadomienia.

Zakładka opisu

Użyj zakładki Opisy, aby dodać konkretne informacje dotyczące umowy, na przykład wskaźniki, ograniczenia geograficzne lub prawa użytkowania. Zaoszczędzi to czas przy dodawaniu licencji powiązanych z umową, ponieważ najważniejsze informacje będą łatwo widoczne i nie będzie trzeba za każdym razem przeszukiwać załączonego dokumentu umowy.

Najlepiej przeczytać umowę oraz skopiować i wkleić lub przepisać konkretne informacje do pustego pola w zakładce.

Zakładka Dokumenty

Użyj zakładki Dokumenty, aby przesłać dokumenty lub dodać linki związane z umową. Zalecane jest nadawanie dokumentom znaczących nazw, by nie otwierać dokumentów tylko po to, aby sprawdzić, czego on dotyczy.

Kliknij Dodaj dokument, aby przesłać dokumenty lub dodać linki związane z umową.

Więcej informacji na ten temat znajduje się w Zarządzanie dokumentami i linkami.

Zakładka Informacje niestandardowe

Użyj zakładki Informacje niestandardowe, żeby wprowadzić informacje i wartości w niestandardowych polach, które są wymagane dla kategorii Umowa.

Więcej informacji na ten temat znajduje się w Pola niestandardowe.

Zakładka Bezpieczeństwo

Zakładka Bezpieczeństwo służy do zarządzania zabezpieczeniami umów na poziomie organizacji i poszczególnych ról. Wiążąc umowę z jedną lub większą liczbą ról, system udostępni umowę tylko użytkownikom powiązanym z określoną rolą. Dostęp do zarządzania rolami, patrz Podręcznik użytkownika Centrum zarządzania i konfiguracji Snow.

  • Aby ograniczyć dostęp do umowy na poziomie organizacji, wybierz jeden lub więcej węzłów organizacji z listy Dostęp organizacji i zaznacz pole wyboru Ogranicz dostęp zgodnie z ustawieniami organizacji.

  • Aby ograniczyć dostęp do umowy na poziomie ról, zaznacz pole wyboru Zezwól na dostęp tylko użytkowników o określonej roli i użyj pól wyboru po lewej, aby wybrać role.