Verträge archivieren und dearchivieren

Ein Vertrag kann archiviert werden, wenn er z. B. nicht in Verwendung ist oder sich noch in der Entwurfsphase befindet. Anders als bei einem Vertrag, der gelöscht und vollständig aus dem System entfernt wird, verbleibt der Vertrag in diesem Fall in der Datenbank, damit später darauf zugegriffen werden kann. Während des Archivierungsvorgangs können Sie verbundene Lizenzen und Verträge archivieren.

Wenn verbundene Lizenzen und Verträge nicht gemeinsam archiviert werden, werden sie getrennt. Eine getrennte Lizenz kann unvollständig werden, da die Vertragsnummer und der Wartungszeitraum im Vertrag von der Lizenz getrennt werden.

Ein Vertrag kann dearchiviert werden, damit er wieder aktiv verwendet werden kann. Während des Archivierungsvorgangs können Sie Lizenzen und Verträge, die zusammen mit dem ausgewählten Vertrag archiviert wurden, wieder dearchivieren.

Beim Dearchivieren eines Vertrages werden ihm die Lizenzen und Verträge, die ihm zuvor zugewiesen waren, wieder mit ihm verbunden. Wurden die Lizenzen und Verträge zwischenzeitlich jedoch bereits einem anderen Vertrag zugewiesen, werden sie nicht wieder mit dem ausgewählten Vertrag verbunden.

Archivierte Verträge können im Bericht Archivierte Verträge angezeigt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Suchen eines Berichts.

Verträge archivieren

  1. Wählen Sie im Menü Verträge die Liste aller Verträge oder Nach Verträgen suchen aus, um zu dem Vertrag zu navigieren, der archiviert werden soll.

  2. Wählen Sie die Zeile des Vertrags aus.

    Die Detailansicht für Verträge wird angezeigt.

  3. Wählen Sie im Kontextmenü Vertrag archivieren aus.

    Die Ansicht Verträge auswählen wird angezeigt.

  4. Markieren Sie die Kontrollkästchen für die Verträge, um sie zu archivieren.

  5. Wählen Sie die Taste Weiter aus, wenn sie aktiviert ist, denn dies zeigt an, dass mit den ausgewählten Verträgen verbundene Lizenzen vorhanden sind. Fahren Sie andernfalls fort mit Schritt 7.

    Die Ansicht Lizenzen auswählen wird angezeigt. Die Liste zeigt Lizenzen an, die mit den ausgewählten Verträgen verbunden sind.

  6. Markieren Sie die Kontrollkästchen für die Lizenzen, die archiviert werden sollen.

  7. Wählen Sie Archivieren aus.

Die ausgewählten Verträge und Lizenzen werden archiviert, und Sie gelangen zurück zur Ansicht Vertragsliste. Markieren Sie das Kontrollkästchen Archivierte anzeigen, um archivierte Verträge in der Liste ein- oder auszublenden.

Verträge dearchivieren

  1. Gehen Sie im Menü der Kategorie Verträge auf Liste aller Verträge.

  2. Wählen Sie das Kontrollkästchen Archivierte anzeigen aus.

  3. Wählen Sie die Zeile des Vertrags aus.

    Die Detailansicht für Verträge wird angezeigt.

  4. Wählen Sie im Kontextmenü dearchivieren aus.

    Die Ansicht Verträge auswählen wird angezeigt.

  5. Markieren Sie die Kontrollkästchen für die Verträge, um sie zu dearchivieren.

  6. Wählen Sie die Taste Weiter aus, wenn sie aktiviert ist, denn dies zeigt an, dass mit den ausgewählten Verträgen zuvor verbundene Lizenzen vorhanden sind. Fahren Sie andernfalls fort mit Schritt 8.

    Die Ansicht Lizenzen auswählen wird angezeigt. Die Liste zeigt Lizenzen an, die zuvor mit dem ausgewählten Vertrag verbunden waren.

  7. Markieren Sie die Kontrollkästchen für die Lizenzen, um sie zu dearchivieren.

  8. Wählen Sie Dearchivieren aus.

Die ausgewählten Verträge und Lizenzen werden dearchiviert, und Sie gelangen zurück zur Ansicht Vertragsliste.