Microsoft Office 365

La presentación de Microsoft Office 365 muestra información detallada sobre los planes de suscripción, los usuarios, las suscripciones y los costes del servicio de nube. Es posible analizar la información para ver, por ejemplo, el número de suscripciones que no han sido asignadas a usuarios y el coste de estas suscripciones.

La información es importada desde el portal de Microsoft Office 365 a través de Snow Integration Connector; consulte la Guía del usuario para Microsoft Office 365 Connector para más información.

La información de la presentación de Microsoft Office 365 está organizada en pestañas de contenido. En cada pestaña de contenido, un gráfico permite al usuario analizar la información correspondiente a un periodo de tiempo y una tabla ofrece la posibilidad de analizar información detallada desde la última importación.

La siguiente tabla describe las pestañas de contenido para Microsoft Office 365.

Pestaña de contenido

Descripción

Total de usuarios

Un gráfico permite al usuario seguir el número total de usuarios de Microsoft Office 365 durante los últimos 12 meses.

Una tabla muestra todos los usuarios en Microsoft Office 365, desglosados por plan de suscripción desde la última importación. Los gráficos de actividad muestran una vista previa de cuándo los usuarios usaron por última vez las suscripciones incluidas en el plan de suscripción.

Haga clic en un plan de suscripción para analizar la información del plan, por ejemplo:

Suscripciones asignadas

Un gráfico permite al usuario comparar el número de Suscripciones disponibles, Suscripciones asignadas, Suscripciones expiradas y Total de suscripciones durante los últimos 12 meses.

Una tabla muestra los planes de suscripción y el número de suscripciones disponibles, asignadas y aquellas que caducan, así como el número total de suscripciones desde la última importación.

Coste total por mes

Un gráfico permite al usuario comparar los costes de las Suscripciones disponibles y las Suscripciones asignadas durante los últimos 12 meses.

Una tabla muestra los planes de suscripción y los costes asociados desde la última importación.

Nota

El Coste total acumulado es la suma de los costes de los planes de suscripción para los últimos 12 meses.

Nota

Snow License Manager importa información desde el portal de Microsoft Office 365 acerca del número total de suscripciones y el número de suscripciones que han sido asignadas a los usuarios. Sin embargo, no hay información acerca de los costes de las suscripciones de Microsoft Office 365 en el portal. Por ello, los periodos de costes deben ser añadidos en Snow License Manager para poder analizar este aspecto. Para obtener información sobre cómo añadir periodos de costes, puede consultar Editar información de coste.

Vincular usuarios de Snow License Manager con usuarios de Microsoft Office 365

Para sacarle el máximo provecho a las características de Microsoft Office 365 en Snow License Manager, debe establecerse una correspondencia entre los usuarios existentes, obtenidos de las fuentes de inventario, y los usuarios del portal de Microsoft Office 365. De este modo, el uso de aplicaciones locales, como por ejemplo Microsoft Office 365 Pro Plus y Project o Visio Pro para Microsoft Office 365, se podrá conectar con el usuario y el plan de suscripción correspondientes. Asimismo, para detectar automáticamente la cobertura de licencia de las aplicaciones incluidas en Microsoft Office 365, los usuarios de Snow License Manager deben estar vinculados con los usuarios de Microsoft Office 365.

Para ver qué usuarios necesitan vincularse con cada suscripción de Office 365:

  1. En la introducción de Microsoft Office 365 y en la pestaña Total de usuarios, haga clic en la fila del plan de suscripción que desee analizar.

    Aparecerá una lista de todos los usuarios del parque informático que fueron asignados a este plan de suscripción.

  2. Haga clic en Usuarios no vinculados.

Vincular usuarios si se utiliza Snow Inventory 5

Si Snow Inventory 5 está siendo utilizado, active el descubrimiento de usuarios de Active Directory en la Consola de Administración de Snow Inventory para vincular los usuarios de Snow License Manager con los usuarios de Microsoft Office 365. Los datos de Active Directory se utilizarán para establecer la correspondencia con el portal de datos de Microsoft Office 365. Para más información sobre cómo habilitar el descubrimiento de usuarios de Active Directory, consulte la Guía del usuario de la Consola de Administración de Snow Inventory.

Vincular usuarios cuando no se utiliza Snow Inventory 5

Si Snow Inventory 5 no está siendo utilizado, vincule los usuarios de Snow License Manager con los usuarios de Microsoft Office 365 importando una actualización de los usuarios:

  1. Encuentre y exporte una lista de los usuarios de Snow License Manager que desee conectar con los usuarios de Microsoft Office 365 correspondientes.

    Los usuarios de Snow License Manager se pueden encontrar en el informe Todos los usuarios o en la vista Listar todos los usuarios.

  2. Elimine todas las columnas excepto el nombre de usuario y añada una columna denominada Office 365 UPN para la exportación de usuarios. A continuación, añada el Nombre Principal de cada usuario correspondiente de Microsoft Office 365.

    Los usuarios de Microsoft Office 365 se pueden encontrar en la pestaña Usuarios en la introducción de Microsoft Office 365 o en el portal de Microsoft Office 365.

  3. Importe los datos actualizando los usuarios existentes de acuerdo con lo que se indica en Importar datos.

    En el paso Correspondencias de campos, asegúrese de que el campo Office 365 UPN esté asignado al campo Dirección de correo electrónico.

En la siguiente importación del conector de Microsoft Office 365, los usuarios correctamente asignados quedarán vinculados. La importación se puede activar manualmente en la interfaz de usuario de Snow Integration Manager.

Nota

En el caso de que haya menos de un 80 % del total de usuarios de Snow License Manager que no estén vinculados con usuarios de Microsoft Office 365, se mostrará un mensaje de información con el porcentaje de usuarios vinculados.

Para obtener más información sobre cómo aumentar el número de usuarios vinculados, haga clic en Saber más y siga las instrucciones.

Analizar datos de Microsoft Office 365

La presentación de Microsoft Office 365 se puede utilizar para analizar los datos de Microsoft Office 365. Por ejemplo, la descripción puede utilizarse para buscar usuarios que no estén utilizando su plan de suscripción, usuarios que deberían cambiar de un plan de suscripción a otro y el coste de un plan de suscripción específico.

Buscar usuarios que no estén utilizando su plan de suscripción

  1. En la introducción de Microsoft Office 365 y en la pestaña Total de usuarios, haga clic en la fila del plan de suscripción que desee analizar.

    Aparecerá una lista de todos los usuarios del parque informático que fueron asignados a este plan de suscripción.

  2. Haga clic en Usuarios no vinculados para filtrar la lista de usuarios.

    Aparecerá una lista de usuarios que no se han vinculado con ningún usuario existente en ninguna fuente de inventario.

  3. Investigue los usuarios no vinculados para averiguar por qué no están vinculados.

    Para obtener más información acerca de los usuarios no vinculados, consulte Vincular usuarios de Snow License Manager con usuarios de Microsoft Office 365.

  4. En la columna Última actividad, filtre la lista de usuarios.

  5. Analice los usuarios sin ninguna actividad y sin actividad desde hace más de 30 días.

Buscar usuarios que deben cambiar de Microsoft Office Plan E3 a E1

Los usuarios que se suscriben a Microsoft Office 365 Plan E1 no están autorizados a instalar las versiones de escritorio de las aplicaciones de Microsoft Office. Los usuarios que se suscriben a Microsoft Office 365 Plan E3 están autorizados a instalar las versiones de escritorio de las aplicaciones de Microsoft Office.

Filtrando los datos sobre la actividad de aplicación reciente, se puede encontrar a los usuarios que deben cambiar de Microsoft Office 365 Plan E3 a Microsoft Office 365 Plan E1. También es posible encontrar a usuarios que han dejado la empresa y no deberían seguir teniendo un plan de suscripción.

Para buscar a usuarios que deben cambiar de Microsoft Office Plan E3 a E1:

  1. En la presentación de Microsoft Office 365 y en la pestaña Total de usuarios, haga clic en la fila Microsoft Office 365 Plan E3.

    Aparecerá una lista de todos los usuarios del parque informático a los que se asignó una suscripción para Microsoft Office 365 Plan E3.

  2. Haga clic en Usuarios no vinculados para filtrar la lista de usuarios.

    Aparecerá una lista de usuarios que no se han vinculado con ningún usuario existente en ninguna fuente de inventario.

  3. Investigue los usuarios no vinculados para averiguar por qué no están vinculados.

    Nota

    Si un usuario no está vinculado con ninguna fuente de inventario, no es posible determinar si el usuario está utilizando versiones de escritorio instaladas de las aplicaciones de Microsoft Office.

    Para obtener más información acerca de los usuarios vinculados, consulte Vincular usuarios de Snow License Manager con usuarios de Microsoft Office 365.

  4. Haga clic en Uso de aplicación para ver información detallada sobre las aplicaciones que cada usuario está utilizando.

  5. En las columnas de Última actividad, filtre la lista de usuarios para cada aplicación. 

  6. Investigue qué usuarios deben ser migrados de un plan E3 a un plan E1 y qué usuarios no deberían seguir teniendo un plan de suscripción:

Analizar el coste por plan de suscripción

  1. En la presentación de Microsoft Office 365, realice una de las siguientes acciones:

    • En la pestaña Total de usuarios, haga clic en la fila del plan de suscripción que desee analizar y, a continuación, haga clic en la pestaña Coste total para el mes actual.

    • En la pestaña Coste total para el mes actual, haga clic en la fila del plan de suscripción que desee analizar.

  2. En la pestaña Coste total para el mes actual, analice los costes totales, por ejemplo, los costes de las licencias de suscripción disponibles, el coste de los usuarios sin actividad y el coste total acumulado.

Optimizar los planes de suscripción de Microsoft Office 365

El informe Actividad de usuarios de Microsoft Office 365 y coste por plan de suscripción disponible en la categoría Microsoft puede utilizarse como elemento para la optimización de los planes de suscripción de Microsoft Office 365. El informe contiene, por ejemplo, la siguiente información:

  • Todos los datos del portal de Microsoft Office 365

  • Los costes de los planes de suscripción

  • La actividad del usuario

  • Si el usuario está vinculado con un usuario inventariado

Gestionar los planes de suscripción de Microsoft Office 365

La presentación de Microsoft Office 365 muestra información detallada sobre los usuarios asignados al plan de suscripción de Microsoft Office 365 y si lo están utilizando. Para optimizar los costes y facilitar la gestión, los planes de suscripción se pueden añadir y eliminar en Snow License Manager.

Nota

Los planes de suscripción solo se pueden añadir y eliminar en Snow License Manager si se ha importado el Libro de automatización Office 365 Automation. Para más información, consulte el documento Libro de automatización Office 365 Automation.

Añadir plan de suscripción

  1. En el menú de contexto de un plan de suscripción, haga clic en Añadir plan de suscripción a usuarios.

    AddRemoveSubscriptionPlan.png

    Aparecerá la vista Añadir plan de suscripción.

  2. En la lista de usuarios, haga clic en Añadir plan de suscripción en aquellos usuarios a los que se debería añadir este plan de suscripción.

  3. Haga clic en Previsualizar y terminar.

    Aparecerá un resumen de los usuarios seleccionados.

  4. Examine los usuarios.

  5. Para eliminar a un usuario del resumen, haga clic en Deshacer.

  6. Haga clic en Solicitar adición.

    Aparecerá un resumen de los usuarios pendientes de la adición del plan de suscripción. Los planes de suscripción se añadirán una vez las solicitudes hayan sido procesadas por Automation Platform.

Retirar plan de suscripción

  1. En el menú de contexto de un plan de suscripción, haga clic en Retirar plan de suscripción de usuarios.

    Aparecerá la vista Retirar plan de suscripción.

  2. En la lista de usuarios, haga clic en Retirar plan de suscripción en aquellos usuarios en los que debería retirarse este plan de suscripción.

  3. Haga clic en Previsualizar y terminar.

    Aparecerá un resumen de los usuarios seleccionados.

  4. Examine los usuarios.

  5. Para eliminar a un usuario del resumen, haga clic en Deshacer.

  6. Haga clic en Solicitar retirada.

    Aparecerá un resumen de los usuarios pendientes de la retirada del plan de suscripción. Los planes de suscripción se retirarán una vez las solicitudes hayan sido procesadas por Automation Platform.